源泉徴収票・支払調書・給与支払報告書にマイナンバーは要る? 渡す相手別の記載の要否表
同じ書類でも、税務署や市区町村に出す分と、本人や他人に渡す分とで、マイナンバー(個人番号)を書くかどうかが違います。書類ごとに「誰に渡す場面か」「番号の記載が要るか」「要らないならどう隠すか」を、公的な案内の出典と確認日つきで表にしました。出典で確かめられなかったものは載せていません。
「手元の書類に番号が載っているか」「住宅ローンや家庭裁判所に出す前に隠すか」は、提出前に隠すべきかの早見表にまとめています。このページは、書類を作る側・渡す側から見た記載の要否に絞っています。
要否表
| 書類 | 誰に渡す場面か | 番号の記載 | 要らないときの扱い | 出典 |
|---|---|---|---|---|
| 給与所得の源泉徴収票(税務署提出用) | 会社 → 税務署 | 要る(受給者の番号) | - | 国税庁 No.7411 |
| 給与所得の源泉徴収票(受給者交付用) | 会社 → 従業員本人 | 書かない | 番号なしで確定申告の添付書類に使える。開示請求で番号入りを受け取り、住宅ローン等に使うなら番号を復元できない程度にマスキング | No.7411、法定調書FAQ Q2-2、個情委 Q5-3 |
| 給与支払報告書(個人別明細書) | 会社 → 従業員の住む市区町村 | 要る(受給者と、控除対象の配偶者・扶養親族の番号) | - | 新宿区の案内(PDF) |
| 報酬・料金等の支払調書(税務署提出用) | 支払者 → 税務署 | 要る(提出基準に満たない額でも、税務署に出すなら要る) | - | 法定調書FAQ Q1-7 |
| 報酬・料金等の支払調書の写し | 支払者 → 報酬を受け取った本人(フリーランス等) | 書けない(番号法の提供制限。法人番号は任意) | 番号を書かずに作る | 法定調書FAQ Q1-1、Q3-1 |
| 確定申告書などの申請書 | 本人 → 税務署 | 要る(本人の12桁の番号。必要な記載は様式ごとに違う) | - | 国税庁 申請書等の提出のお願い |
| 確定申告書などの控え | 本人が保管、または他人に渡す | 書かなくてよい | コピーを控えにするなら番号をマスキング。他人に渡すときは提出先の指示に従う | 同上 |
| 住民票の写し | 市区町村 → 本人 → 提出先 | 原則載らない(欄は「省略」)。請求時に申し出たときだけ載る | 提出先が番号を求めていなければ、番号なしで請求する | 大津市 FAQ |
確認日: すべて 2026-11-09。自治体の案内は、その自治体の例です。ほかの市区町村は、その窓口の案内を見てください。
書類ごとの根拠
給与所得の源泉徴収票
- 国税庁は「給与の支払者が税務署に提出する「給与所得の源泉徴収票」には、受給者のマイナンバーまたは法人番号を記載する必要があります」「受給者に交付する「給与所得の源泉徴収票」には、マイナンバーおよび法人番号を記載しません」としています(タックスアンサー No.7411、令和8年4月1日現在法令等、確認日 2026-11-09)。
- 番号のない受給者交付用は、所得税の確定申告等の添付書類として使用できるとされています(法定調書関係FAQ Q2-2、確認日 2026-11-09)。
- 個人情報保護法の開示請求で番号入りの源泉徴収票を受け取り、住宅ローン等に使う場合は「個人番号部分を復元できない程度にマスキングする等の工夫が必要」とされています(個人情報保護委員会 Q5-3、確認日 2026-11-09)。
給与支払報告書
- 新宿区の案内は、給与支払報告書(個人別明細書)について「受給者番号、個人番号、受給者氏名のフリガナ及び受給者生年月日を必ず記載してください」とし、控除対象配偶者・控除対象扶養親族等・16歳未満の扶養親族の欄にもそれぞれ個人番号を記載するよう求めています。提出先は、受給者の1月1日現在の住所の市区町村です。給与支払報告書と源泉徴収票は複写で書け、源泉徴収票(受給者交付用)は本人に交付するとしています(新宿区 令和8年度 給与支払報告書の提出について(PDF)、確認日 2026-11-09)。
報酬・料金等の支払調書
- 国税庁は「税法上、本人に対して交付する義務がある源泉徴収票や支払通知書等には、マイナンバー(個人番号)…の記載はしません」とし、交付義務がない法定調書の写しを本人に渡す場合も、番号法上の特定個人情報の提供制限を受けるため「本人及び支払者等のマイナンバー(個人番号)を記載することはできません」としています(Q1-1)。
- 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書は「所得税法上、本人に交付する義務がない」ため、写しを本人に交付する場合にはマイナンバーを記載することはできず、法人番号は任意で記載できるとしています(Q3-1)。
- 提出基準に満たない額の支払調書でも、税務署に提出する場合は番号の記載が必要です(Q1-7)。出典はいずれも国税庁 法定調書関係FAQ(確認日 2026-11-09)。
確定申告書などの控え
- 国税庁は「申請書等の控えを作成される場合は、その控えには番号を記載していただく必要はありません。特に、申請書等のコピーを控えとして使用する場合には、番号をマスキングするなどの対応をお願いいたします」としています(国税庁 番号制度に係る税務署への申請書等の提出に当たってのお願い、確認日 2026-11-09)。
住民票の写し
- 大津市は「原則、住民票の写しについては、マイナンバー(個人番号)は記載されません」「個人番号の欄がありますが、「省略」と表記されます」とし、番号入りが必要な場合は窓口で申し出れば、提出先や利用目的等を確認したうえで発行するとしています(大津市コールセンター FAQ、確認日 2026-11-09)。請求の方法(コンビニ交付、代理人など)の扱いは市区町村で違うことがあります。
番号を消して渡すとき
提出先から番号は要らないと言われた、または番号入りの書類しか手元にないときは、番号の部分を読めないようにしてから渡します。手順はマイナンバーを黒塗りしてPDFで提出する方法にあります。
- PDF: PDFの黒塗りツール(無料・アップロードなし)。黒い四角を重ねるだけでは下の文字が残ることがあります(透ける・文字が残るときの直し方)。
- 写真・スキャン画像: 画像の黒塗りツール(無料・アップロードなし)
- 紙: マスキングテープを貼ってコピーするか、油性ペンで濃く塗ってからコピーします。
よくある質問
会社からもらった源泉徴収票にマイナンバーが載っていないのは正しいですか。
国税庁は、受給者に交付する給与所得の源泉徴収票にはマイナンバーおよび法人番号を記載しないとしています(タックスアンサー No.7411)。番号のない源泉徴収票も、確定申告の添付書類として使えるとしています(国税庁 法定調書関係FAQ Q2-2)。
取引先から受け取る報酬の支払調書の写しにマイナンバーは載りますか。
国税庁は、報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書は本人に交付する義務がないため、写しを本人に交付する場合にはマイナンバーを記載することはできないとしています(法定調書関係FAQ Q3-1)。法人番号は任意で記載できます。
給与支払報告書にはマイナンバーを書きますか。
会社が市区町村に出す給与支払報告書(個人別明細書)には、受給者の個人番号を記載するよう案内されています(新宿区の案内の例)。本人に渡す源泉徴収票には記載しません。
番号が載った書類を人に渡すときはどうすればよいですか。
まず提出先の指示に従ってください。番号が要らないと言われた場合や、番号入りの源泉徴収票を住宅ローン等に使う場合は、番号部分を復元できない程度にマスキングします(個人情報保護委員会 Q5-3)。PDFは黒い四角を重ねるだけでは文字が残ることがあります。
出典一覧
| 出典 | 確認日 |
|---|---|
| 国税庁 タックスアンサー No.7411 | 2026-11-09 |
| 国税庁 法定調書関係FAQ(Q1-1、Q1-7、Q2-2、Q3-1) | 2026-11-09 |
| 国税庁 税務署への申請書等の提出に当たってのお願い | 2026-11-09 |
| 個人情報保護委員会 Q5-3 | 2026-11-09 |
| 新宿区 給与支払報告書の提出について(PDF) | 2026-11-09 |
| 大津市コールセンター FAQ(住民票) | 2026-11-09 |
関連: 提出前に隠すべきかの早見表 / マイナンバーの黒塗り / マイナンバーカードのコピーで隠すところ / 副業の確定申告